excel设置会议座位图(excel会议卡牌怎么设置)

从事过会务工作的小伙伴一定曾为排座位图苦恼过。恼人的不仅仅是单调、重复,临时的变化加上繁琐的规则,稍不留神就容易犯错。今天小白通为你介绍如何利用EXCEL高效排出座位图。

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大会场排座位最伤脑筋

绘制会场图

首先我们需要绘制一张会场分布图,每个单元格代表一个座位。

excel设置会议座位图(excel会议卡牌怎么设置)

会场示意图

参会名单

拿出参会人员名单,把人员按照顺序排列好。通常座位排序有一定规则,如按照参会人员单位、职务等,可以根据实际需要手动排列或用EXCEL的自定义排序功能排列(干货:6种EXCEL排序方法,让老板对你刮目相看)。保存调整好的参会名单,它是我们正确排座位的基础。

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参会名单

座位排列

下面就是如何排座啦,睁大眼睛看好了!

excel设置会议座位图(excel会议卡牌怎么设置)

以按照左右排列方式排座为例,直接在绘制好的座位图上的第一个位置输入A2(名单中第一个人名所在单元格编号),然后利用自动填充功能将座位图排满编号。再按Ctrl H键,将座位图中所有的“A”替换为“=A”,这时所有的参会人名字都被导入到座位图中。有没有被惊艳到?!

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按照左右排列方式排座位

对于更复杂的蛇形排列等方式,需要先复制一张座位图作为底图,把座位号排好(如何蛇形排列请见再只会单一升降排序就OUT了,教你三种EXCEL中的数字排列)。

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制作座位图底图

回到原座位图中,利用VLOOKUP函数按照底图的座位号将参会人的名字导入座位图中。

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利用VLOOKUP函数导入人名

优势

利用EXCEL排座位图最大的优势在于,当参会人员临时增加或减少时,只需要修改参会名单,座位图就会自动调整,极大提高了排座位图的效率和准确性,避免了一个小改动,整张图就不得不重新排,把工作人员的时间精力解放出来。本方法同样可以适用于排房间号、排考场等等。

excel设置会议座位图(excel会议卡牌怎么设置)

删除一人,座位图自动修改

经常组织大会的小伙伴们,用EXCEL制作座位图是不是很方便呢?如果这篇文章对你有帮助,请为小白通点个赞哦。如果你有更好的方法,也欢迎留言,我们共同进步。

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